GOBIERNO DE ESPAÑA

Las normas de transferencia que rigen el Archivo General (que son por otra parte las que rigen en toda la Administración General del Estado), exigen que la documentación que se vaya a transferir desde los archivos de gestión del Departamento esté previa y debidamente preparada para que se pueda verificar su ingreso en el Archivo, preparación que consiste, básicamente, en la instalación en cajas de archivo normalizada y su descripción en la aplicación informática de Relaciones de Entrega que está disponible al efecto.

Por ello, para poder llevar adelante la transferencia de la documentación en las condiciones adecuadas se ha planteado, de acuerdo con el Archivo General del Ministerio, un plan que consistirá en la instalación de los expedientes en cajas de archivo normalizadas, y una descripción de dichas cajas en las dependencias del Archivo General. En el momento actual, la documentación se encuentra en archivadores que se encuentran en las dependencias de la oficina

TRABAJOS A REALIZAR

La documentación a transferir se encuentra en diferentes situaciones, por lo que las actuaciones a realizar so diferentes según los casos:

CAJAS DE ARCHIVO NORMALIZADAS. Para el traslado al Archivo General de las cajas normalizadas ya existentes, unas 1.700 cajas.

• Numeración de las cajas de manera correlativa, asegurando la permanencia de los conjuntos ya existentes instalados en las diferentes habitaciones-archivo.
• Una vez en el Archivo General, se realizará un Inventario somero, para el que se utilizará cualquier aplicación informática (Excel, Word). Las cajas quedarán descritas con la información que figure en el lomo, siempre que sea posible, o la identificación somera del contenido.

ARCHIVADORES CON CARPETAS COLGANTES. Encajado en caja normalizada del contenido de estos archivadores, unos 70 archivadores de cuatro módulos cada uno. Se estima un resultado de 1.120 cajas.

• Sustituir las carpetas colgantes por carpeta normalizada, si fuese necesario, para su introducción en cajas normalizadas de archivo. La información que pueda obrar en las pestañas de plástico de dichas carpetas colgantes, se adherirá o rotulará en la nueva carpeta.
• Numeración de las cajas resultantes para su posterior traslado al Archivo General.
• Una vez estén las cajas normalizadas en el Archivo General, se realizará un Inventario somero del contenido de estas cajas con la identificación somera extraída de las carpetas.

RESTO DE CAJAS EXISTENTES DE DIFERENTES MODELOS. Se trata de cajas ya existentes de diferentes modelos no normalizados (cajas de plástico marrón, cajas de archivo de color blanco y azul y diferentes dimensiones, etc., unas 300 cajas.

• Numeración de todas las cajas no normalizadas para su traslado al Archivo General.
• Una vez en las instalaciones del Archivo General, se reinstalará su contenido en cajas normalizadas.
• Una vez reinstaladas, se realizará un Inventario somero del contenido de estas cajas con la información que figure en el lomo, siempre que sea posible, o con la identificación somera del contenido extraído a partir de las carpetas.

CONSIDERACIONES GENERALES

Las cajas deberán numerarse correlativamente, de manera que queden identificadas correctamente para el traslado a las instalaciones del Archivo General desde la oficina.

Las cajas no normalizadas, serán numeradas con un número provisional a continuación de las cajas normalizadas. Quedarán numeradas definitivamente tras la realización del trabajo de reinstalación.

Para la realización del inventario somero de todas las cajas se utilizará cualquier aplicación informática ordinaria (Excel, Word).

Los campos de este inventario serán la descripción del contenido general de las cajas y las fechas extremas.