En muchas bibliotecas, archivos, centros de documentación e instituciones culturales existe una realidad que se repite con frecuencia: una parte importante de sus fondos está físicamente disponible, pero no se encuentra correctamente identificada, descrita o integrada en sus sistemas de información.

Son colecciones históricas, donaciones, fondos procedentes de adquisiciones antiguas o documentación que, por diferentes motivos, quedó pendiente de tratamiento técnico.

A primera vista, abordar estos trabajos puede percibirse como un coste añadido. Sin embargo, desde una perspectiva de gestión, la catalogación retrospectiva debe entenderse como una inversión en el propio patrimonio documental de la organización.

El objetivo no es simplemente introducir datos en una base de datos. Se trata de convertir un conjunto de documentos con un potencial informativo limitado en un fondo organizado, identificable, recuperable y preparado para su conservación, difusión y futura digitalización.

¿Qué entendemos por catalogación retrospectiva?

La catalogación retrospectiva comprende el conjunto de actuaciones necesarias para incorporar a un sistema de gestión documental o bibliotecario fondos que todavía no han sido tratados conforme a los criterios técnicos establecidos por la institución.

El proceso puede incluir, entre otras actuaciones:

• Identificación física de los documentos.
• Análisis y organización del fondo.
• Comprobación de la existencia de registros previos.
• Búsqueda de información en catálogos y fuentes externas.
• Adaptación de registros a las normas y políticas del centro.
• Creación de nuevos registros cuando no existe información bibliográfica o documental previa.
• Incorporación de datos de ejemplar, ubicación y signatura.
• Control de autoridades y normalización de datos.
• Revisión de duplicidades e inconsistencias.
• Asociación entre registro bibliográfico o documental y ejemplar físico.
• Preparación de los fondos para posteriores procesos de digitalización.
• Control de calidad y validación de los registros incorporados.

Por tanto, catalogar retrospectivamente no significa únicamente "meter libros en una base de datos". Es un proceso técnico que permite construir una representación fiable y estructurada de los fondos que posee una organización.

El verdadero coste es no conocer lo que se tiene

Uno de los principales problemas de los fondos sin catalogar es que permanecen, en buena medida, invisibles.

Una institución puede disponer de miles de documentos de gran valor histórico, científico o cultural y, sin embargo, si estos no están correctamente descritos e incorporados a su sistema de información, su utilización será necesariamente limitada.

La falta de catalogación puede provocar:

• Dificultades para localizar documentos.
• Duplicidad de adquisiciones.
• Imposibilidad de conocer con precisión la composición de una colección.
• Pérdida de tiempo por parte del personal.
• Problemas en los inventarios y controles de fondos.
• Dificultades para atender las consultas de investigadores y usuarios.
• Falta de información sobre ejemplares y ubicaciones.
• Riesgo de que determinados documentos permanezcan infrautilizados.
• Mayor dificultad para planificar procesos de conservación y digitalización.

Desde esta perspectiva, el coste no está únicamente en no catalogar. También existe un coste asociado a no saber qué se tiene, dónde está y cómo puede utilizarse.

Una inversión que genera beneficios a largo plazo

La catalogación retrospectiva produce resultados que permanecen en el tiempo.

Una vez correctamente tratados los fondos, la organización dispone de una estructura de información que puede ser reutilizada para diferentes proyectos y servicios.

1. Mejora de la localización y recuperación

Un fondo correctamente descrito permite encontrar rápidamente aquello que se busca.

La información deja de depender exclusivamente del conocimiento del personal que trabaja diariamente con la colección y pasa a estar disponible de forma estructurada en el sistema de gestión.

2. Aumenta el aprovechamiento de las colecciones

Catalogar permite poner en valor fondos que hasta ese momento permanecían ocultos o infrautilizados.

La colección deja de ser únicamente un conjunto físico de documentos y se convierte en un recurso informativo accesible.

3. Reduce tiempos de trabajo

Una información correctamente estructurada facilita las búsquedas, inventarios, préstamos, consultas, controles de ejemplares y posteriores actualizaciones.

El trabajo realizado una vez puede ahorrar numerosas horas de trabajo en el futuro.

4. Mejora la toma de decisiones

Conocer con precisión la composición de una colección permite tomar mejores decisiones sobre:

• conservación;
• expurgo;
• adquisición;
• almacenamiento;
• restauración;
• digitalización;
• difusión;
• prioridades de tratamiento.

5. Facilita la digitalización

La digitalización eficaz comienza mucho antes de colocar un documento sobre un escáner.

Es necesario saber qué documentos existen, cuáles son prioritarios, cómo están organizados, qué signatura tienen y qué información debe asociarse a cada objeto digital.

Una catalogación retrospectiva bien ejecutada proporciona una base fundamental para afrontar posteriormente proyectos de digitalización y creación de repositorios digitales.

Del documento físico al ecosistema digital

Uno de los mayores valores estratégicos de la catalogación retrospectiva es que constituye un paso previo hacia la transformación digital de las colecciones.

El proceso puede plantearse como una cadena de valor:

Identificación → Organización → Catalogación → Normalización → Control de calidad → Digitalización → Repositorio → Difusión

Cada fase aporta valor a la siguiente.

Intentar digitalizar una colección que no está correctamente identificada y organizada puede generar problemas posteriores: archivos digitales sin contexto suficiente, dificultades para recuperar documentos, metadatos incompletos o duplicidades.

Por el contrario, una colección previamente catalogada permite planificar la digitalización con criterios técnicos y de prioridad.

Medir el retorno de la inversión

Como cualquier actuación estratégica, un proyecto de catalogación retrospectiva debe poder evaluarse.

Algunos indicadores especialmente útiles son:

• Número de documentos identificados.
• Número de registros incorporados o actualizados.
• Porcentaje de fondos catalogados.
• Porcentaje de registros normalizados.
• Número de duplicidades detectadas y resueltas.
• Tiempo medio de tratamiento por documento.
• Porcentaje de registros sometidos a control de calidad.
• Número de ejemplares correctamente vinculados a sus registros.
• Incremento de fondos disponibles para consulta.
• Porcentaje de colección preparada para futuras actuaciones de digitalización.

Estos indicadores permiten pasar de una percepción subjetiva del proyecto a resultados objetivos y medibles.

Una inversión en patrimonio, conocimiento y servicio

Las bibliotecas, archivos y centros de documentación gestionan mucho más que documentos físicos. Gestionan información, conocimiento y patrimonio.

Cada documento correctamente identificado y descrito incrementa el conocimiento que la institución tiene sobre sus propias colecciones.

Cada registro normalizado facilita su recuperación.

Cada ejemplar correctamente ubicado mejora su control.

Y cada fondo catalogado aumenta las posibilidades de conservación, investigación, digitalización y difusión.

Por ello, la catalogación retrospectiva debe dejar de contemplarse exclusivamente como una partida presupuestaria asociada a una tarea técnica.

Es una inversión que transforma patrimonio documental en información accesible y conocimiento utilizable.

Servijarama: conocimiento técnico para poner en valor los fondos documentales

En Servijarama entendemos la catalogación retrospectiva como un proyecto integral de gestión y puesta en valor de colecciones, adaptado a las características, necesidades y sistemas de información de cada institución.

Nuestro enfoque combina profesionales especializados, metodología de trabajo, herramientas tecnológicas y procedimientos de control de calidad para conseguir que cada actuación genere un resultado útil y sostenible.

Porque catalogar no consiste únicamente en registrar documentos.

Consiste en conocer, organizar, proteger y hacer accesible el patrimonio documental de una institución.

Y, sobre todo, consiste en convertir una colección pendiente de tratamiento en un activo informativo capaz de generar valor durante muchos años.