COMUNIDAD DE MADRID

La identificación documental, entendida como la fase preliminar y previa a cualquier otra actuación archivística, es un proceso de tipo intelectual que consiste en investigar al sujeto productor de la documentación y a los tipos documentales que gestiona.

El resultado obtenido gracias a la identificación documental será la organización integral del fondo documental por series documentales, lo cual quedará reflejado en varios instrumentos documentales específicos. Además, el hecho de disponer de un fondo documental organizado íntegramente permite ofrecer como valor añadido principal la posibilidad de establecer un Cuadro de Clasificación eficaz, permitiendo además asentar sobre todo ello posteriormente las bases de otra serie de procesos como son la valoración, la descripción, el acceso, etc.

La descripción archivística se liga de manera directa con los procesos previos de identificación y clasificación, pues únicamente es posible describir información que se encuentre debidamente organizada. Asimismo, que un archivo esté bien organizado no garantiza sólo por ello que se pueda acceder y consultar la información que contiene. Para ello es necesario describir su contenido.

La descripción archivística como "elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este proceso. (Archival description)”. Y señala en su parte introductoria que "la finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos accesibles".

Los beneficios específicos, cuando hablamos de normalización en la descripción archivística, son principalmente: 

• el intercambio de información entre los archivos
• la posibilidad de integración de los archivos en un único sistema
• la mejora del acceso del usuario a los recursos archivísticos
• la realización de unas prácticas archivísticas adecuadas y homogéneas en los procesos de identificación y descripción
• el control de las series documentales fragmentadas que pueden estar repartidas entre numerosas instituciones
• la mejora de la identificación de fondos cuando se encuentran repartidos entre distintos archivos
• la obtención de descripciones uniformes para agrupaciones documentales similares en archivos diferentes
• la homogenización de las entradas y salidas de datos en los sistemas de información archivística, lo que facilita el intercambio y comunicación de datos entre sistemas.

RTA

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