Organización no Gubernamental

Objetivo

Expedientes digitalizados para describir, almacenados en una unidad externa portátil.

Nivel de descripción expediente, descendiendo al nivel documento

Están bien ordenados, y dentro de cada expediente desde el más reciente al más antiguo.

En ocasiones aparecen copias de documentos. En estos casos, si aparece duplicado o triplicado, se marca no visibles en el Portal las páginas correspondientes.

El estado de conservación del documento original es bueno.

 Herramientas de trabajo

• Plataforma de gestión documental
• Ficheros Web donde consultar términos geográficos, registros de Autoridad de personas y entidades, y encabezamientos de materias: Biblioteca Nacional, Library of Congress, VIAF, Instituto Geográfico Nacional.
• Normas de creación de entidades.

Organización del trabajo

Desde el módulo de Descripción, y con las páginas digitalizadas del expediente en vista, se procede a la lectura de cada imagen para obtener el asunto y recopilar datos que deben ser puntos de acceso (materias, onomásticos, entidades y geográficos).

Antes de introducir un índice hay que cerciorarse de que se utiliza la forma normalizada. En el caso de las personas, hay que introducir los apellidos y el nombre (aunque no siempre se tienen ambos datos), y en el caso de las entidades, hay que introducir la forma aceptada en alguna de las páginas web que se han citado anteriormente.

Se puede añadir información a una autoridad dada de alta desde el registro descriptivo. En el caso de un onomástico se pueden incorporar datos como el título nobiliario, el cargo, la graduación militar, las fechas de existencia, etcétera. Y se puede añadir información a un registro descriptivo o modificar algún dato erróneo.

Sobre el Contenido del registro descriptivo hacemos un resumen de cada expediente, en función de la variedad de la información dada y del volumen.

Documentación asociada, archivos de imagen. Esto es tantos campos como páginas digitalizadas tenga el expediente. Se marca como visible en el Portal en cada archivo de imagen. 

Para crear un registro descriptivo partimos de página en blanco o se puede duplicar el registro anterior y así se optimizamos mucha de la información que contiene. 

Información necesaria para describir el expediente

• Serie del cuadro de clasificación
• Código de referencia
• Signatura Título del expediente
• Fechas extremas 
• Organismo productor
• Extensión
• Lengua asociada
• Contenido
• Índices: geográficos, entidades, materias y onomásticos
• Observaciones
• Notas del archivero
• Documentación asociada (archivo de imagen)
• Documento visible en el Portal 
• Condiciones de acceso 
• Usuario de alta
• Visible en el Portal  

Criterios para asignar los diferentes tipos de índices 

• Geográfico: lugares que se mencionan en el expediente porque en ellos han tenido lugar eventos y acciones relacionados con la labor del cliente.
• Entidad: la que emite documentos, la que recibe documentos, la que tiene relevancia en los asuntos tratados en el expediente.
• Materia: la que refleja con más precisión los asuntos más recurrentes y los más importantes que aparecen en el expediente.
• Onomástico: personas objeto de búsqueda, de canje, de petición y transmisión de noticias, de repatriación, etc.