COMUNIDAD DE MADRID

Dirección General de Transparencia, Gobierno Abierto y Atención al Ciudadano.

Entre sus competencias marcamos dos puntos estrechamente relacionados con los servicios documentales

• En materia de administración electrónica, y con la asistencia técnica de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid
• Propuesta de actuaciones encaminadas a la reducción de cargas administrativas y simplificación de procedimientos administrativos, asegurando la coordinación interdepartamental y promoviendo la cooperación en esta materia con las demás administraciones públicas.

Para trabajar con expedientes electrónicos hay dos opciones: son “nativos digitales” o hay que tratar los documentos para recuperar la  información.

Tratamiento archivístico para transferencia

1. Identificación de las series documentales y elaboración del inventario de documentos al nivel descriptivo que cada serie documental requiera. En los casos en los que sea necesario, se procederá a la separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo informativo, así como la separación de los documentos susceptibles de expurgo según el estudio de identificación y valoración aprobado por el Consejo de Archivos para las series objeto del tratamiento archivístico. Asimismo, se retirarán de los documentos a tratar los elementos que se consideren perjudiciales para asegurar su correcta conservación e instalación, tales como encuadernación en plástico, gomas, clips, etc.
2. Ordenación, signaturado e instalación de los documentos en las cajas adecuadas a sus formatos y soportes.
3. Grabación de las fichas descriptivas en la aplicación del Sistema de Gestión de Archivos (SGA) y en otras aplicaciones ofimáticas auxiliares.
4. Tareas auxiliares relacionadas con los movimientos de documentos:
   • Movimientos internos de cajas para su tratamiento.
   • Traslado desde su ubicación original hasta el Archivo Regional.