ARCHIVO DE OFICINA

El expediente personal de un recluso está formado por el conjunto de documentos que reflejan la vida penitenciaria del mismo. Una vez que un detenido ingresa en un Establecimiento Penitenciario de una situación de libertad, se procede a la apertura de un expediente personal relativo a su situación procesal y penitenciaria. Los que ingresan procedentes de otro Centro Penitenciario, cualquiera que sea su situación, van acompañados del expediente personal previamente abierto (art. 28 del Reglamento Penitenciario).  Se ha venido coordinando e impartiendo criterios de tratamiento técnico a los archivos de gestión de los Centros Penitenciarios, para los trabajos de preparación y autorización de las transferencias de esta serie documental de Expedientes personales de internos, de cara a su transferencia a los Archivos Históricos Provinciales correspondientes.

Las tareas a ejecutar por el equipo de trabajo de manera secuencial serían las que siguen:

• traslado de las cajas con los expedientes desde el depósito hasta el puesto de trabajo
• manipulación de los expedientes para su adecuación (limpieza en primer lugar mediante brochas). Despliegue y desdoblado.
• retirada de elementos que perjudiquen su conservación: materiales en mal estado, elementos metálicos y plásticos.
• instalación individualizada de cada expediente en carpetillas A3 o sustitución de las existentes deterioradas, cuando sea necesario.
• identificación de cada expediente con título con lápiz en el A3
• grabación de datos en la aplicación correspondiente (corrección de datos grabados erróneamente en su momento si procede, y carga de datos que no figuren y sean relevantes) todo ello a partir del cotejo de los expedientes con la información que consta en la base de datos de la Unidad gestora.
• acondicionamiento de los expedientes ya tratados en las cajas de archivo normalizadas

• traslado de las cajas desde el puesto de trabajo hasta el depósito
• numeración temporal externa correlativa de las cajas a lápiz de archivo definitivas.

Los campos a cumplimentar en la base de datos normalmente son los siguientes:

• Serie documental
• Número de expediente
• Asunto
• Fechas Extremas
• Observaciones
• Signatura Antigua
• Signatura provisional

Fotografías de antes y después del tratamiento