GOBIERNO DE ESPAÑA

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se define en el apartado 1 del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos como “… el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad”.

La Norma Técnica de Interoperabilidad Política de gestión de documentos electrónicos (BOE núm. 178, de 26 de julio de 2012) establece los conceptos relacionados con el desarrollo de políticas de gestión de documentos electrónicos por parte de las Administraciones públicas en el marco de la Administración electrónica, incluyendo los aspectos relacionados con su implantación práctica, con la identificación de los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos necesarios para la recuperación y conservación de los mismos, así como con los procesos y acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida

El Sistema de Información Administrativa, SIA, es una aplicación informática cuya función básica es la de actuar como catálogo de información sobre tramitación administrativa, incluyéndose procedimientos administrativos y servicios tanto dirigidos al ciudadano como propios de las administraciones públicas. Contiene una pestaña de contenidos en SIA, referida a Gestión documental y Archivo, con el objetivo de asociar los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado (AGE), con el cuadro de clasificación funcional del Archivo Electrónico único de la AGE, así como su posterior valoración documental y las características de su acceso como información pública.

Todo este proceso implica la necesidad de una más estrecha colaboración y la corresponsabilidad de todas las administraciones implicadas en el SIA, con la acción e impulso de la Secretaría de Estado de Función Pública, en su tarea de coordinadora de la Gobernanza del SIA, para la generación de sinergias en todos los ámbitos de la acción del sistema: administración electrónica, simplificación administrativa, enfoque hacia el ciudadano, así como la explotación de los datos de información que posibilita la aplicación mediante un seguimiento periódico, en aras de una gestión integrada que redunde en la mayor eficacia del SIA.

El Archivo Central tiene la misión de conservar, organizar y difundir los documentos generados por la Administración Educativa Española desde mediados del siglo XIX. Aunque, de acuerdo con la estructura organizativa del Sistema Español de Archivos, buena parte de estos fondos documentales han sido ya transferidos al Archivo General de la Administración. Por su contenido, además de desempeñar las funciones de apoyo a la gestión y de garantía de derechos de los ciudadanos en el área educativa, el Archivo es un elemento fundamental para poder profundizar en el conocimiento de la historia de la Educación en España.

La función del Archivo Central es, por lo tanto, doble:

• La recogida, ordenación, clasificación, custodia y conservación de la documentación producida por las diferentes unidades.
• El servicio de los documentos a la propia Administración (atención a los organismos productores de los documentos) y a los Ciudadanos (los particulares que ejercitan sus derechos ante la propia Administración, y los investigadores que solicitan su consulta para estudios técnicos e históricos).
• https://www.educacionyfp.gob.es/servicios-al-ciudadano/archivo-central/cuadro-clasificacion-fondos.html

Especialmente para la elaboración del calendario de conservación se necesita recabar información de las unidades de tramitación relativa a determinados aspectos de los procedimientos administrativos de su competencia. Estos datos pasarán a completar la descripción de los procedimientos en la herramienta SIA, catálogos de procedimientos administrativos del Estado, con información acerca de los plazos de prescripción de los expedientes resultantes de la tramitación, así como, en su caso, sobre las restricciones de acceso a los mismos, etc., que será de importancia crucial a la hora de diseñar una estrategia tecnológica de conservación de la documentación conservada en los repositorios electrónicos, y de definir la política de acceso a los mismos.

Al hablar de la conservación de los documentos electrónicos a largo plazo, la gestión de documentos se refiere a una preocupación por garantizar esos documentos como una evidencia jurídica y un patrimonio documental más allá del tiempo que pueda perdurar la tecnología que los generó. Para ello se aborda el documento electrónico desde el máximo respeto a sus características: autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

• Equivalencia de los documentos electrónicos con los documentos en papel.
• Validez de los documentos electrónicos, en igual medida que el papel.
• Conservación y gestión de los datos, con garantía de su integridad, su autenticidad, su mantenimiento y su conservación sin alteraciones indebidas. Con la posibilidad de cambiar su formato y su soporte.

RTA

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