Gestión de transferencia de archivos documentales de oficina a archivo central: control, inventario, descripción, acondicionamiento y grabación.El traslado de las oficinas de una Secretaría de Estado a las instalaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores implica la necesidad de remitir toda la documentación conservada en el archivo de gestión de la Secretaría al Archivo General. Esto se debe a que resulta inviable trasladar toda esa documentación a las nuevas dependencias.Las normas de transferencia que rigen el Archivo General exigen que la documentación a transferir desde los archivos de gestión del Departamento esté previamente preparada. Esta preparación incluye la limpieza de los expedientes, su organización en cajas de archivo normalizadas y su descripción en la aplicación informática de Relaciones de Entrega disponible para ese fin.En consecuencia, para llevar a cabo la transferencia de la documentación en condiciones adecuadas, se ha establecido un plan en colaboración con el Archivo General del Ministerio. Este plan incluye la limpieza, la instalación de los expedientes en cajas de archivo normalizadas y la descripción de dichos expedientes en las dependencias del Archivo General. Actualmente, la documentación se encuentra organizada en archivadores ubicados en las instalaciones de la oficina.Trabajos a realizar:Los trabajos de limpieza, instalación y descripción se llevarán a cabo siguiendo las pautas establecidas por el personal técnico del Archivo General. Las tareas consistirán en lo siguiente:

• Numeración de los expedientes contenidos en cada caja.
• Limpieza y ordenación de la documentación en expedientes, incluyendo la sustitución de carpetas.
• Instalación de la documentación en carpetillas para su posterior colocación en cajas normalizadas de archivo.
• Signaturización de las cajas con un número correlativo para confeccionar la relación de entrega.
• Descripción de los expedientes y grabación de dicha descripción en la aplicación informática de Relaciones de Entrega del Ministerio.