MINISTERIO DE DEFENSA. Archivo Intermedio

                                                                                         

• Descripción y elaboración de instrumentos de control e información de los documentos de los mencionados fondos. En los casos en los que sea necesario, se procederá a la separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo. Asimismo, se retirarán de los documentos a tratar los elementos que se consideren perjudiciales para asegurar su correcta conservación e instalación, tales como encuadernaciones en plástico, clips, gomas, etc., para su posterior eliminación por la Administración. 
• Ordenación interna de los expedientes y retirada de copias y duplicados. Todo ello de acuerdo con los criterios que la dirección de los trabajos establezca para el tratamiento de cada una de las series.
• Signaturado y encajado de documentos, así como elaboración de otras tareas de carácter auxiliar en relación con el control de depósitos. Para ello se elaborarán instrumentos de control básicos cuando el carácter y situación del fondo lo requiera (esquemas de depósitos, relaciones someras de traslado de cajas, etc.).

 

 

Acondicionamiento de la documentación:

 

*          Despliegue de documentos doblados, eliminación de elementos nocivos para la conservación de la documentación, tales como gomas o elementos metálicos, en los casos en que sea necesario.

 

*          Instalación individualizada de cada expediente en carpetillas o sustitución de las existentes deterioradas, cuando sea necesario.

 

*          Identificación individualizada de cada expediente: anotación en lápiz en la carpetilla de la descripción básica.

 

*          Instalación de los expedientes en cajas de archivo normalizadas.

 

*          Numeración a lápiz correlativa de las cajas, antes del etiquetado normalizado final.

 

*          El material de conservación será facilitado por el Cliente.

 

Descripción y grabación de datos:

 

*          Estudio del órgano productor para conocer el organigrama y crear un resumen del cuadro de clasificación (funciones o departamentos además de series documentales).

 

*          Inventario y cotejo de la descripción existente entre el original y las relaciones parciales existentes de expedientes.

 

*          Descripción de la documentación a nivel de expediente. Sobre la marcha del proyecto se puede determinar la idoneidad de descripción a nivel documento en base al avance del proyecto y el conocimiento directo de la documentación. Y es muy importante reseñar el número de documentos independientes que contiene cada carpetilla, para hacernos una idea, de cara a una futura descripción más detallada, del total de expedientes o unidades documentales simples que puede haber. Así como los diferentes formatos del material.

 

*          Identificación de series documentales.

 

*          Recogida de los datos de descripción en programa ofimático.

 

 

Para llevar a cabo la descripción, utilizaríamos los campos de la ficha ISAD (G) (Norma Internacional General de Descripción Archivística), para fomentar la normalización en los datos. Los 8 campos que nos interesaría usar en esta primera fase son los siguientes:

 

 

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

Código de referencia/Signatura

Título

Fechas

Volumen y soporte

 

ÁREA DE CONTEXTO

Nombre del productor o productores

 

ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

Alcance y contenido

 

ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

Características físicas y requisitos técnicos (estado de conservación).