Se cuenta con personal de Bibliodoc para afrontar las siguientes tareas.
- Reinstalación de la documentación en cajas y condiciones de conservación permanente expediente a expediente. Incluye las tareas:
- Cambio de las cajas antiguas a otras nuevas de archivo permanente, proporcionadas por Archivo Central
- Numeración a lápiz de las nuevas cajas de archivo permanente (1,2,3...) en la esquina superior derecha del lateral de la caja
- Desdoblamiento de expedientes y retirada, en su caso, de elementos nocivos para su conservación (gomas, elementos metálicos y plástico)
- Reinstalación de los expedientes en nuevas carpetillas, proporcionadas por Archivo Central, y numeradas a lápiz en su cara externa con el número de expediente
- Descripción de los expedientes: en paralelo con el trabajo anterior, se irán extrayendo los datos de descripción de los expedientes, que se grabarán en una base de datos ACCESS proporcionada por el Archivo central, de la cual únicamente se cumplimentarán los campos siguientes:
- Nº caja antigua: se respetará el ya existente en la base de datos
- Nº de caja: valor numérico (1,2,3...) correspondiente al asignado físicamente en las nuevas cajas de archivo permanente
- Nº de expediente: valor numérico, a tomar de la propia documentación
- Título: nombre completo
- Fecha inicial: Fecha más antigua del expediente (formato dd/mm/aaaa)
- Fecha final: Fecha más reciente del expediente (formato dd/mm/aaaa)
- Observaciones: texto libre, a cumplimentar sólo en caso necesario, para reflejar incidencias sobre estado de conservación u otras importantes
Gestión de incidencias: se apartarán para consulta con el personal de Archivo central, previéndose los casos siguientes.
