GOBIERNO DE ESPAÑA

En el Archivo General de la entidad se conserva una cantidad importante de documentación que está guardada en cajas de mudanza y cajas de archivo de formato americano, procedente de diversos ingresos irregulares de documentación de distintas unidades del Ministerio.

Toda esta documentación está instalada de una forma muy deficiente, en un total de 1.298 cajas, muchas de ellas muy deterioradas, que carecen de un orden y una identificación mínimos que permitan la realización de cualquier trabajo posterior con ella.

Para paliar esta situación de forma urgente, se ha proyectado la instalación de toda la documentación en cajas normalizadas de archivo, procediendo además, a la ordenación de los expedientes, cuando proceda, y una identificación de la oficina productora de la documentación, lo que permitirá, al menos, un control general de la documentación, y su manipulación ordenada y segura. Se estima que, una vez instalada toda esta documentación en el tipo de caja citada, el volumen total de las mismas será de unas 4.500.

Tareas a realizar:

• Identificación de la oficina productora. Cada caja contiene documentación de un solo productor, es decir, que la documentación no está mezclada en las cajas.

• Limpieza muy superficial de la documentación, eliminando el polvo, los envoltorios viejos, deteriorados y perjudiciales que pudiera tener, carpetas y archivadores que aumentan el volumen de las cajas, y retirada de publicaciones, fotocopias de las mismas, boletines oficiales, etc.

• Instalación de la documentación en las cajas de archivo normalizado

• Rotulación de las cajas con los siguientes datos: oficina productora y número de caja (las cajas se numerarán de forma independiente por cada unidad productora).

• Realización de un inventario somero de las cajas (en Acces, World o Excel), en el que constará únicamente el nombre de la oficina productora y el número de caja.