MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE

El Archivo del cliente conserva la documentación generada por las intervenciones en bienes culturales que realiza. 

Desde hace algunos años, esta documentación no solo se presenta en soporte papel, sino también en formato digital. Sin embargo, tanto las características de estos archivos digitales, como su organización, no siempre responden a los requisitos exigidos por el Archivo, lo que dificulta su recuperación e impide asociarlos al correspondiente registro descriptivo del sistema de gestión documental.

Para permitir la recuperación de esta información y asegurar su correcta conservación, es necesario organizar la información digital asociada a las intervenciones en bienes culturales, convirtiendo los archivos existentes a los formatos exigidos, asignando metadatos que faciliten su localización, y registrando esta información en el sistema de gestión documental del Archivo.

Se deberán realizar las siguientes acciones con la documentación digital correspondiente a intervenciones en bienes culturales:

• Comprobar que toda la documentación correspondiente a la intervención está digitalizada, consultando tanto los proyectos en papel, como los CDs, DVDs y otros soportes que acompañan a las intervenciones.
• Organizar la documentación y migrar los archivos a los formatos de conservación.
• Renombrar los ficheros digitales según el esquema de nomenclatura facilitado por el cliente.
• Asignación de metadatos embebidos descriptivos a los archivos.
• Incorporar la documentación digital, así como la información relativa a las carpetas en las que se encuentran los ficheros al sistema de gestión documental del Archivo.