Tratamiento documental de Expedientes personales.
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El procedimiento de la transferencia pasa por una doble vía: el acondicionamiento físico de los expedientes objeto de transferencia, y el tratamiento intelectual de los datos que figuran en la documentación. Dicho procedimiento se inicia con el envío de la Previsión de Transferencias al Archivo General del Ministerio con el fin de proceder a la elaboración del calendario anual de transferencias de todo el Departamento, que será aprobado anualmente por la comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio.
Acondicionamiento físico de los expedientes personales de internos
El tratamiento intelectual de este procedimiento pasa por la cumplimentación de una base de datos descriptiva del fondo documental, que incorpora el documento de la Relación de Entrega. Este impreso debidamente cumplimentado, tiene valor jurídico y permite el control de los documentos que se transfieren, así como el traspaso de la custodia al Archivo Histórico Provincial.
El Archivo General del Ministerio procederá a la revisión y supervisión de la base de datos, emitiendo las observaciones técnicas que considere oportunas. Una vez subsanadas las observaciones realizadas, el Archivo General procederá a la autorización del traslado físico de la documentación al Archivo Histórico Provincial.
Al Archivo Histórico Provincial se le entregará, además de la Relación de Entrega firmada y sellada, la porción de la base de datos que corresponda a los expedientes que van a ser transferidos
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